Article | Pourquoi VRAIMENT embaucher une Wedding Planner ?

Pourquoi engager une Wedding Planner ? Si je réponds à cette question tel quel, cela serait un manque cruel d’originalité. Et je pense que vous avez compris que je déteste faire comme tout le monde. Donc… j’ai décidé de vous expliquer pourquoi une Wedding Planner est essentielle dans certaine situation en prenant comme exemple un mariage qui s’est déroulé durant la saison 2023. Afin de respecter l’anonymat du couple, je mentionnerai aucun prestataire dans cet article.

Ce mariage s’est déroulé en plein cœur de l’année 2023. Comme cela est souvent le cas, un couple d’étrangers a choisi de se dire « oui » dans un joli domaine de ma belle Provence. Ce couple d’amoureux a décidé de faire appel à mes services pour une Coordination du Jour-J. 

Il faut savoir que la grande différence entre une planification de A à Z et une Coordination du Jour-J est l’implication de la Wedding Planner dans l’organisation en amont du mariage (plus de détails sur cet article). De ce fait, je récupère et je suis investie à 100% dans le dossier à peu près deux mois avant le mariage, même si j’ai déjà rencontré les mariés et réalisé une visite technique plusieurs mois avant.

À ce moment, les contre-temps commencent. En effet, en préparant le le dossier PDF que je livre à l’intégralité des prestataires avant le mariage, je m’aperçois que les mariés n’ont pas le nombre de sièges disponibles dans les transports ne correspond pas aux nombres d’invités. Le prestataire qui assure le brunch du dimanche ne fournit pas la vaisselle. Je mets aussi le doigt sur certain petits détails dans les contrats de prestataires qui n’avaient pas retenu l’attention des mariés à la base. Cela entraine des demandes de devis de dernière minute et donc une augmentation du budget à quelques semaines du grand jour. Et même si tout a été sous contrôle, cela a été une source de stress pour les mariés en plus.

À moins d’une semaine du mariage, j’ai également rassuré et accompagné les mariés par rapport à la météo. Et effet, l’été 2023 a été particulièrement capricieux.

J -1 avant le mariage et H-12 avant le dîner de bienvenue. Je réceptionne les différentes livraisons et installation de matériel. À ce moment précis, je remarque que parmi les différentes installations qui ont été réalisées, deux ne correspondent pas aux attentes et exigences des mariés et avant même de leur en parler, j’anticipe et trouve les solutions avec d’autres prestataires afin que les demandes des clients soient exaucées. Autant d’un point de vue esthétique, que d’un point de vue sécurité ! Dans cette situation, si les mariés n’avaient pas engagé de Wedding Planner, parce qu’ils seraient arrivés bien plus tard sur le domaine, les solutions n’auraient tout simplement pas pu être trouvées car le temps aurait été tout simplement trop court !

Nous y sommes ! C’est le Jour-J. Les amoureux vont se dire « oui » dans quelques heures. Et comment vous dire qu’à ce moment précis vous avez autre chose à faire que de penser à mettre les marques places sur les bonnes tables, s’assurer que les prestataires sont à l’heure afin que la cérémonie se déroule à l’heure ou bien encore que toute la décoration a été disposée comme vous le souhaitez. Tout simplement car personne qui fait ceci et répond aux questions des différents professionnels est tout simplement votre Wedding Planner pendant que vous êtes en train de vous faire maquiller, coiffer et de profiter de vos proches.

À 2h30 du début de la cérémonie alors que le planning était respecté à la minute… Un orage éclate. La pluie nous pousse à mettre tout en stand by… Comment faire ? Combien de temps cela va durer ? Cérémonie dedans ou dehors ? Les questions et scénarios se multiplient autant pour les mariés que pour les prestataires. Une fois les informations météorologiques récoltés et un brief avec les prestataires effectué (Combien de temps concrètement pour être prêts ? Si le tout est reporté, y-a-t-il des dépassements d’honoraires ? etc..), je me suis isolée avec les mariés. Sans les parents, ni témoins, ni autres professionnels. Pour la simple est unique raison que ceux qui ont le dernier mot sont les Mariés. Mais afin de prendre la bonne décision au bon moment, ils doivent avoir l’esprit clair et l’intégralité des éléments à leur disposition. Comment vous dire que garder la tête froide lorsque vous êtes à 2h de votre grand moment avec tout le monde qui court ou qui y va de son point de vue c’est l’une des choses les plus compliqué à faire si vous n’avez pas une personne compétente, neutre, et rationnelle pour vous exposer la situation dans son intégralité.

Je mets en action le plan qui a été décidé avec les mariés et parce que nous avons tous su être réactif et que l’équipe de professionnels étaient de qualité, malgré les 40 minutes d’arrêt des préparatifs à cause de la météo, nous n’avons eu que 15 minutes de retard sur le planning initial ! Action - Réaction !

Ce mariage est une belle illustration de la nécessité d’avoir une Wedding Planner compétente avec vous le jour de votre mariage, même simplement pour une Coordination du Jour-J.

Pour finir en toute transparence, je me dois quand même de vous dire que le scénario idéal est d’être accompagné pour une planification de A à Z pour la simple et unique raison que les « mauvaises surprises » sur lesquelles les Wedding Planner peuvent mettre le doigt sont elles aussi anticipées, ce qui vous permet de gagner du temps et de l’argent.

Photos : Julie Fourmon